Le procedure di e-procurement e i vantaggi
Nell’era dell’industria 4.0 il web e le comunicazioni sono fattori molto importanti per tutte le aziende. Grazie a internet infatti è nato l’E-Procurement (Electronic Procurement) o approvigionamento elettronico, un sistema con il quale è possibile trovare e acquisire beni e servizi in pochi click. L’E-Procurement è un concetto che ricorre negli e-commerce del settore B2B. Risponde al movimento di innovazione digitale e mira a modernizzare e digitalizzare il processo amministrativo e di business.
Non si tratta di ordini di merce da parte di clienti privati, bensì dei rapporti commerciali tra aziende: nell’approvvigionamento elettronico, le aziende si servono di una soluzione digitale per gestire gli acquisti tra di loro. In tal caso l’utilizzo di tecnologie moderne presenta diversi vantaggi che vedremo in questo articolo.
Nella maggior parte dei casi l’approvvigionamento elettronico si basa sui cosiddetti sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) o sistemi di pianificazione delle risorse d’impresa: sono software appositamente progettati per le aziende e servono a supportare il controllo dei processi aziendali semplificando la gestione della merce.
I vantaggi di un sistema di e-procurement
Gli acquisti online per Imprese e Pubblica Amministrazione offrono molti vantaggi sia per gli acquirenti che per i fornitori coinvolti.
A cosa serve avere un sistema di e-procurement?
I sistemi di e-procurement offrono soluzioni digitali per tutti i passaggi dell’acquisto, quindi sarebbe opportuno collegarli ad altri processi e programmi di altri reparti.
Gestione delle offerte
Gran parte del lavoro degli uffici acquisti consiste nel trovare offerte e confrontarle. Le soluzioni di e-procurement consentono di poter centralizzare queste attività.
Processi di approvazione
Nella maggior parte delle aziende sono presenti specifiche procedure di approvazione per poter eseguire una transazione; non a tutti i dipendenti è consentivo eseguire gli ordini richiesti in quanto necessitano di approvazione. Tali processi possono essere facilitati grazie ad un sistema di approvvigionamento elettronico che li automatizza.
Transazioni
I sistemi di e-procurement, inoltre, eseguono anche l’ordine vero e proprio. I dati possono essere direttamente inoltrati al fornitore via internet o via VPN.
Pagamenti
Le transazioni possono essere effettuate tramite il sistema di e-procurement (a condizione che vi sia un collegamento con un software di contabilità). Grazie al sistema il fornitore può completare la creazione delle fatture che poi possono essere trasmesse direttamente al responsabile dell’ordine.
Report
Documentando tutti i processi, la creazione di report è molto semplice. Le analisi sono precise e si basano sui numerosi dati memorizzati nel sistema elettronico. Questo permette di ottimizzare il lavoro e trarre conclusioni sull’efficacia dei dipendenti e le prestazioni dei fornitori.
Toolbox e i sistemi di e-procurement
I sistemi di e-procurement consentono di raggiungere gli utilizzatori finali (manutentori capi reparto, tecnici, ecc.) che generano il fabbisogno; è quindi necessario servirli nel migliore dei modi. L’onda del cambiamento sta coinvolgendo tutti i settori, sta ridefinendo e riorganizzando mansioni e ruoli all’interno delle aziende. L’industria e la pubblica amministrazione stanno adottando sempre più frequentemente strumenti e meccaniche di e-procurement, i loro fornitori devono essere ben organizzati per rispondere alle loro esigenze e alle politiche aziendali.
Da anni sviluppiamo sistemi di acquisizione ordini e cataloghi online per il mercato B2B.Toolbox, il nostro e-commerce per ferramenta e rivenditori industriali, è studiato per collegarsi ai maggiori sistemi di e-procurement che può aiutarvi a fornire i vostri prodotti alle grandi aziende.
